Cómo comenzar con la nómina
Entre el manejo de la documentación de los empleados, la recolección de impuestos y el pago a entidades estatales y federales, la nómina puede resultar una tarea intimidante. Aquí hallarás algunos de los pasos que podrás seguir para configurar la nómina de tu empresa.
1. Define un cronograma de pagos.
Este es el cronograma que define cuándo les pagarás a los empleados una cantidad específica de horas trabajadas. La mayoría de los períodos de pago son semanales, quincenales o mensuales. Decide qué funciona mejor en tu empresa, dependiendo de si deseas la opción más simple en términos de documentación y cálculos (semanal o mensualmente) o la preferida por la mayoría de los empleados (quincenalmente). Cada estado tiene requisitos singulares de cronogramas de pagos; por lo tanto, asegúrate de verificar la legislación vigente en tu estado.
2. Clasifica a los empleados.s
Necesitarás asegurarte de que tus empleados estén clasificados correctamente para su propio beneficio y para el de tu empresa. Estas son las principales categorías de empleados que debes saber:
No exento: Este es un empleado por horas a quien se le debe pagar el salario mínimo o más del salario mínimo federal y, cuando corresponda, local, más las horas extraordinarias, de conformidad con las reglamentaciones federales y estatales.
Exento: Este es un empleado asalariado que no tendrá algunos de los derechos y protecciones otorgados a los trabajadores no exentos, como por ejemplo las horas extraordinarias. Para ser considerado exento, un empleado debe ganar un salario mínimo establecido por la ley del estado (o por la FLSA, cuando no haya una ley del estado), recibir un salario garantizado y desempeñar determinadas tareas según lo definido por la ley del estado o la FLSA.
A fin de determinar si un empleado es exento o no exento conforme a la legislación federal, visita el sitio web de la División Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de los EE.UU..
Para determinar si el estado donde resides impone otras normas, visita el sitio web del departamento de trabajo local. También es buena idea consultar con un abogado.
3. Aprende los conceptos básicos fiscales.
Tanto empleadores como empleados deben pagar impuestos federales sobre la renta, además de impuestos estatales y locales en algunas áreas. Como empleador de trabajadores exentos o no exentos, eres responsable de recolectar y enviar el impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare de los cheques de pago de salarios de los empleados, basado en la información completada por ellos en el formulario W-4 (un formulario de impuestos que deben llenar todos los empleados en los EE.UU.). También deberás pagar impuestos por Seguridad Social, Medicare y seguro de desempleo.
Además, cada período de pago deberás extraer de los cheques de pago de salario de los empleados los cargos por cuidados médicos y aportes para la jubilación, dependiendo de los beneficios ofrecidos por ti y seleccionados por tus empleados.
Los empleadores deben presentar declaraciones de impuestos federales ante el IRS, declaraciones de impuestos estatales ante su agencia estatal y los Formularios W-3 y W-2 ante la Administración de Seguridad Social (SSA, por su sigla en inglés).
Para más detalles acerca de los impuestos federales de empleo, visita el sitio web del IRS. Una idea inteligente consiste también en verificar con un contador o un asesor impositivo cuando comiences a contratar empleados, sólo para asegurarte de que estás manejando correctamente los impuestos de la nómina.
4. Planifica los registros de horas. trabajadas
Como empleador, necesitarás mantener un registro de las horas que trabajan tus empleados. La mayoría de las empresas hacen que sus empleados no exentos registren sus horas y el dueño las aprueba en cada período de pago. Además, muchas empresas realizan el seguimiento de las horas trabajadas por los empleados exentos por innumerables razones tales como una administración de la nómina y una gestión de beneficios mucho más sencillas. Existen incontables opciones de software que te serán de utilidad.
5. Mantén registros de cada empleado.
Cada vez que un empleado nuevo se incorpore a tu empresa, deberás crear un legajo con la siguiente información. Es un requisito de la legislación federal y también puede facilitar el proceso de nómina. Los datos obligatorios son, entre otros, los siguientes:
- Nombre completo y número de Seguridad Social del empleado
- Domicilio, incluido el código postal.
- Fecha de nacimiento, si es menor de 19 años.
- Sexo y ocupación
- Hora y fecha de la semana en que comienza la semana laboral del empleado.
- Horas trabajadas por día.
- Total de horas trabajadas por semana laboral
- Base sobre la cual se paga el salario del empleado (por hora, por semana, por proyecto, etc.).
- Tarifa de pago habitual por hora.
- Total de ingresos diarios o semanales
- Total de ingresos por horas extraordinarias de la semana laboral.
- Todas las sumas o deducciones del salario de los empleados.
- Salario total pagado cada período de pago.
- Fecha de pago y período de pago cubierto por el pago.
Puedes ver aquí una lista de los requisitos federales. Verifica en el sitio web del departamento de trabajo local a fin de interiorizarte acerca de los requisitos de mantenimiento de registros específicos de tu estado.
Además de la documentación obligatoria, mantén un registro del salario y beneficios del empleado y considera también la posibilidad de guardar revisiones, logros y otro tipo de documentación en el legajo. A fin de que este proceso sea lo más simple posible, deberás configurar un sistema de recolección y mantenimiento de información, independientemente de que sea un legajo con archivos, una carpeta digital o ambos.
