Presupuestos, contabilidad y planificación

Cuando se trata de planificación y toma de decisiones, un registro claro del desempeño de la empresa es extremadamente valioso. Puedes comenzar decidiendo respecto de un proceso para rastrear los detalles relacionados con el desempeño. Tu presupuesto, registros contables y documentos de planificación pueden formar parte de este proceso. Si bien el rastreo adecuado requiere de práctica y dedicación, los resultados pueden ayudarte a aprender de tus éxitos y a abordar las áreas en donde el rendimiento puede mejorar.

Cómo mantener registros de tu presupuesto

Los dos elementos más importantes para manejar el presupuesto son:

1. Separar tu presupuesto personal del de tu empresa. La separación entre tus finanzas personales y las de tu empresa facilita el mantenimiento de registros y ayuda a proteger tus activos personales. Deberías considerar el mantenimiento de una cuenta corriente, una tarjeta de crédito y un presupuesto de tu empresa por separado de tus cuentas personales. La independencia de estas finanzas facilitará la presentación de impuestos, te ayudará a generar un historial crediticio de la empresa y a proteger tus finanzas personales y podrás comprender mejor la posición financiera de tu empresa.
2. Saber información básica sobre contabilidad comercial y, si es posible dada tu situación financiera, trabajar con un buen consultor financiero o contador. Un mayor conocimiento financiero y la confianza en un experto te servirán para evitar errores e, incluso, detectar fraudes.

Consejos exclusivos para rastrear tu presupuesto

• Monitorea ellos avances en la creación de un fondo de emergencia. Las compañías enfrentan riesgos relacionados con la desaceleración de la economía, períodos de pocas ventas o eventos no planificados. La creación de un fondo de emergencia ayudará a protegerte de dichos riesgos y a prepararte a superar los períodos difíciles.
• Revisa tus ingresos y gastos de vez en cuando para asegurarte de identificar cualquier costo oculto, o si gastas más allá de tus posibilidades.
• Considera contratar a un contador certificado que te ayude a administrar tus finanzas si tu presupuesto lo permite. Ten en cuenta que incluso con apoyo experto, deberán asumirla responsabilidad del monitoreo y rastreo cuidadoso de las finanzas de tu compañía.
• Rastrea detenidamente el flujo de dinero entrante y saliente a fin de asegurarte de poder pagar los gastos antes de que recibas tus pagos. Incluso las compañías con ventas fuertes pueden enfrentar dificultades e, incluso, verse obligadas a cerrar porque no pueden pagar sus facturas o los salarios mientras esperan los pagos de los clientes.
• Considera utilizar líneas de crédito rotativas (crédito disponible) o tarjetas de crédito para manejar tu flujo de fondos y pagar facturas mientras esperas los pagos de los clientes. Recuerda pagar las facturas de tarjetas de crédito lo más pronto posible para evitar pagar intereses y mantenerte dentro de tu limite de crédito o cantidad máxima que puedes gastar con tu tarjeta.

Paga a tiempo siempre
El atraso en el pago de préstamos bancarios o tarjetas de crédito habitualmente resulta en cargos que pueden acumularse rápidamente. Y, más importante aún, pueden afectar tu limite de crédito, tu capacidad para obtener líneas de crédito y tu credibilidad ante los ojos de otras compañías. Una mala administración financiera puede dañar a una empresa o, incluso, llevarla a la bancarrota. Al igual que sucede con las finanzas personales, es importante pagar a tiempo a proveedores, facturas y cualquier cuota para proteger tu empresa, tu crédito y tu reputación.

Para más información sobre presupuestos, explora la página Presupuestos.

Contabilidad

De manera similar a presupuestar, la contabilidad es un proceso para rastrear las finanzas personales y consiste en registrar, resumir, analizar e informar las transacciones financieras de tu empresa; mientras que presupuestar puede ayudarte a proyectar los gastos mensual o anualmente. De todas las tareas y requisitos que implica tener una empresa, mantenerte al día con tu contabilidad diaria debe ser prioritario en de tu lista de quehaceres. A continuación, se enumeran alguas tareas que deberías considerar para iniciar y operar tu empresa:

Abre una cuenta bancaria
Una cuenta bancaria de empresa separada facilita el mantenimiento de registros y simplificar el papeleo a la hora de declarar impuestos. Si has conformado una LLC o una corporación, es obligatorio por ley tener una cuenta bancaria separada. Para abrir una cuenta bancaria de la empresa necesitas un nombre que la identifique, un número de identificación de empleador (EIN, por su sigla en inglés) y deberás registrarte en tu estado.

Empieza a rastrear los gastos
A los propósitos de presupuestos y contabilidad, el rastreo de tus gastos es una parte importante del mantenimiento de registros, del monitoreo del crecimiento de tu empresa y de la verificación de tus declaraciones financieras en busca de posibles errores. El primer paso consiste en desarrollar un sistema de recaudación y organización de recibos en un lugar seguro.

Desarrolla un sistema de contabilidad
La contabilidad es el proceso diario de registrar transacciones, categorizarlas y compararlas contra los extractos bancarios. La mayoría de los dueños de empresa utilizan una hoja de cálculo, software o contratan a un contador para hacerlo.

A menudo, las empresas emplean uno de dos métodos de contabilidad: Método de devengado o de caja. Con el método de devengado, las transacciones se registran inmediatamente después de una venta o compra. Mediante la contabilidad con base de caja (cash basis), las transacciones se registran una vez recibido un pago, o pagada una factura.

Por ejemplo: imagínate que haz una venta por $200 en enero y recibes el pago en febrero. Con el método de devengado, registrarías la transacción en enero. Con el método de base de caja, registrarías el pago en febrero. A continuación, algunos pros y contras de cada método:

Obtén apoyo de contabilidad
Si no estás cómodo con el manejo de tus propios registros, podrías conseguir ayuda profesional en temas contables y contratar a un contador público certificado (CPA, por su sigla en inglés), a un contador (no certificado) o usar un servicio en línea.

Si bien, típicamente, los CPA cobran más que un servicio en línea, también pueden ofrecerte un servicio más a la medida de las necesidades de tu empresa. Un contador (no certificado) puede realizar las funciones diarias básicas por un precio más bajo, pero no tendrá la misma educación formal en contabilidad que un CPA.

Si contratas a alguien para ayudarte, debería tener la capacidad de manejar:

• Cuentas por cobrar (accounts receivable)
• Cuentas por pagar (accounts payable)
• Efectivo disponible
• Conciliación bancaria
• Nómina

Cómo planificar para el éxito

Cuando se trata de planificar para el futuro de tu empresa, es clave tener documentadas las tareas y metas. Este acto sencillo puede ayudarte a cumplir tus metas empresariales, hacer crecer tu empresa eficazmente y asegurarte de que tus acciones sean las apropiadas para ir a donde quieras que la empresa llegue.

Consejos de planificación diaria:

• Prepara tu lista de quehaceres diariamente.
• Haz la lista en orden de importancia.
• Al completar cada tarea, márcala como terminada.
• Al final del día, revisa las tareas y agrega las no marcadas a la lista del día siguiente.

Crea un organigrama (organization chart)
Un organigrama ofrece un perfil de la estructura de tu empresa y registra el papel que desempeña cada empleado y a quiénes se reportan. Un plan en marcha te ayuda a distribuir las tareas entre tus empleados en una forma más balanceada. Para ellos también es mejor, pues les da un sentido claro del papel que desempeñan y de sus responsabilidades dentro de la compañía.

Comunica el papel y las tareas que cada empleado desempeña
Para garantizar un flujo de trabajo sin problemas, asegúrate de comunicarles a los empleados directamente qué papeles desempeñan y cuáles son sus tareas. Deben entender las tareas más importantes y cuándo las tienen que completar. Si un empleado se ausenta, ayuda a los demás a comprender cómo pueden ayudar para asegurar que todo se haga. Uno de los aspectos más importantes de liderar un equipo es aprender a delegar tareas a otras personales; ello te permitirá dedicar tiempo a otras actividades más importantes.